Как правильно выбрать МИС, которая вам подойдет?

Медицинская информационная система (МИС) — правая рука медицинского центра, учитывающая график и особенности его работы. Чтобы правильно выбрать МИС, нужно понимать, какие инструменты целесообразно внедрять на данный момент, какой интерфейс будет оптимальным и какими функциями он наделен. Благодаря автоматизации процессов происходит максимальная экономия рабочего времени без нарушений ритма и стиля работы не только врачей, но и остального персонала. Это гарантирует качество обслуживания пациентов в любом возрасте. Чем больше автоматизированных процессов, тем проще выполнять разноплановые задачи.

Цели МИС для вашей клиники

Цели МИС для каждого медицинского учреждения индивидуальны. Все зависит от потребностей медицинского центра. Информационную систему всегда можно адаптировать под запросы руководства, персонала и пациентов. Автоматизация процессов позволяет:

• эффективно и оперативно наладить электронный документооборот;
• оптимизировать данные и ресурсы клиники (работу с сайтом, электронной почтой, телефонией);
• выстроить работу с персоналом и коллегами;
• вести учет и формировать отчеты в один клик;
• осуществлять контроль за финансовой, кадровой и организационной системами.

Требования при выборе МИС могут базироваться на изменении отдельных функциональных компонентов структуры в зависимости от потребностей. Это оптимальный подход, позволяющий настроить программу в нужной конфигурации для обеспечения полноценной работы. Модули системы в любой момент тоже можно скорректировать под текущий запрос. Благодаря этому отлаживаются дополнительные рабочие процессы, которые не учтены, не полностью учтены или появились со временем.

Сокращение времени на организацию рабочего процесса

Даже стандартный набор функций автоматизированной системы сокращает время на организацию рабочего процесса. Ведение электронных карт пациентов, интеграция с телефонией, прозрачность всех текущих и запланированных процессов, электронная система передачи данных в режиме онлайн увеличивает производительность труда персонала. Персонал получает дополнительное время в рамках рабочего для выполнения большего количества задач, что помогает обслужить большее количество пациентов. Также использование МИС увеличивает пропускную способность всех служб медицинского центра. В результате увеличивается поток пациентов за единицу времени, отсутствуют очереди и длительное время ожидания при оформлении медицинских документов или получении консультации. Еще одним плюсом можно назвать сведение к минимуму или полное отсутствие дублирования функций у персонала. Каждый из них четко знает и понимает свой перечень ежедневных задач и оценивает временные затраты на их выполнение.

Упрощение контроля за выполнением задач

Выбор МИС для клиники предполагает упрощение контроля за выполнением задач. Наличие разнообразных опций и возможностей, а также настроек для выбора оптимальных методов управления рабочими процессами (работой с данными, отчетами, электронной картотекой) помогает отслеживать статус реализации поставленных задач, формировать отчет и план дальнейших действий. Контроль в информационной системе необходим не только для улучшения качества работы персонала, но и для оценки показателей, влияющих на критерии роста медицинского центра. Аналитика встроенных модулей позволяет быстро получать отчеты с использованием разных видов данных. Это сводит к минимуму привлечение сторонних специалистов к составлению и расшифровке подобной отчетности по результатам деятельности.

Какие требования предъявлять при выборе готовой МИС?

Чтобы понимать, как выбрать МИС для клиники, нужно проанализировать преимущества и недостатки медицинского центра. В зависимости от результатов акцент при выборе МИС делают на простоте использования, понятном интерфейсе, оптимальном наборе инструментов и конструкторе для создания отчетов. В готовую МИС должны быть включены модули работы с:

• электронной картотекой для слаженной работы администраторов и регистратуры;
• управленческими отчетами для руководства и отдела маркетинга;
• электронной бухгалтерией (при необходимости);
• резервным копированием, системой защиты данных;
• планировщиком задач.

Также готовая программа может содержать дополнительные платные модули (контроль за расходами, формирование ценового сегмента, телеграмм-бот, видеонаблюдение, анализ рекламных площадок). Что касается подбора профессиональных инструментов для налаживания взаимодействия с пациентами, то исходят из анализа их потребностей. Такими инструментами могут быть динамика посещений, анализ качества услуг, средний чек, приложение для клиентов. С течением времени имеющиеся возможности системы могут нуждаться в доработке и интеграции с уже существующими каналами коммуникаций. Это позволяет добиться большей лояльности посетителей и ввести их в базу постоянных клиентов (например, путем создания личного кабинета пациента).

Частые ошибки при выборе МИС

Наиболее распространенные ошибки при выборе МИС связаны с отсутствием корреляции стратегии развития медицинского центра и информационных технологий. Главной ошибкой внедрения системы считают отсутствие целей ее внедрения. В большинстве случаев руководство не вникает в тонкости, а персонал не понимает для чего нужна система, где и как ее эффективно использовать. Чтобы избежать этой проблемы, необходимо четко определить основные проблемы в работе и обозначить перечень инструментов системы, которые помогут их решить. Автоматизация большинства процессов разрешает экономить время. Частой ошибкой считается желание использовать сразу весь функционал. Однако не все возможности системы учитывают особенности работы медицинского учреждения. Некоторые из них требуют определенных изменений в зависимости от поставленных задач. Возможность доработки автоматизации отдельных процессов позволит оптимизировать работу с наименьшими затратами, но с желаемым результатом. Также к ошибкам относят отсутствие:

• понимания работы инструментов и интерфейса системы, ее возможность интегрировать с сайтом или телефонией;
• ответственных людей из числа персонала за результаты внедрения;
• мотивации персонала к обучению (нежелание менять привычный стиль работы);
• налаженной инфраструктуры (сетевых подключений, компьютерной техники, телефонов);
• оценки эффективности внедрения системы по запланированным этапам.

При подборе МИС необходимо определить цели ее внедрения, первостепенные и второстепенные задачи по автоматизации. Это убережет от многих ошибок при подборе системы.

Осознанный подход к выбору медицинской информационной системы

Осознанный подбор МИС предполагает изучение особенностей и возможностей медицинских информационных систем, которые представлены на рынке. Важное значение имеет наличие набора базовых функций программы в стандартном виде. Например, автоматизация регистратуры, возможность ведения расписания и электронных карт пациентов, подключение онлайн-записи, формирование отчетов. Такие инструменты могут быть различными в каждой программе и подбирать их необходимо исходя из потребностей медицинского учреждения. Также стоит учитывать категорию персонала, которая непосредственно будет работать с системой. Управление функционалом и интерфейс должны быть понятными и простыми. Переключение задач тоже должно происходить без использования громоздких алгоритмов и согласований. Сложные модули создают излишнюю электронную волокиту, которая тормозит рабочий процесс.

Учитывание индивидуальных особенностей клиники при выборе МИС

Индивидуальные особенности при выборе информационной системы помогают подобрать наиболее подходящий вариант для медицинского центра. Работа с IT-системой предполагает внедрение в нее бизнес-модели медицинского учреждения. Выбранная модель должна органично вписываться в рабочий процесс и отлаживать работу проблемных участков путем автономизации и синхронизации. В большинстве случаев тандем инфосистемы с бизнес-моделью медицинского центра помогает структурировать и упорядочивать данные, что улучшает показатели финансового роста клиники.

Обращать внимание на стоимость МИС

Стоимость МИС может быть разной, что зависит от количества функций, наличия или отсутствия возможности доработок отдельных инструментов, клиентской службы поддержки, технической поддержки. Чтобы понимать, какая программа будет более оптимальной, часто используют пробные версии или демо-версии. Демонстрационная программа позволяет опробовать функционал, протестировать желаемые инструменты, убедиться в безопасности данных и получить первый опыт ее внедрения на практике. Также при выборе программного обеспечения нужно учесть наличие или отсутствие возможности его адаптации к изменениям (внешним, внутренним) с течением времени. Адаптировать функционал под новые запросы является задачей разработчика и его технической поддержки. В случае изменения стратегии развития медицинского центра должна быть возможность корректировки старых задач с учетом нового курса. Не все системы предусматривают внедрение дополнительных разработок в существующую программу, что влияет на цену.