Складнощі переходу клініки на МІС

Програма eHealth у рамках медичної реформи передбачає, що медичні установи повинні впровадити в роботу медичну інформаційну систему (МІС) — систему, яка автоматизує адміністративні, клінічні, фінансові та управлінські процеси.

Необхідність інтеграції з МІС поставила багатьох власників клінік у глухий кут, оскільки раніше вони не стикалися з інформаційними системами. Що таке МІС, які завдання вона розв’язує і з якими труднощами можна зіткнутися під час переходу на МІС, розповідаємо в цій статті.

Які завдання вирішують медичні інформаційні системи

Завдання медичної інформаційної системи — спростити роботу всередині клініки. Для цього в МІС є модулі — вбудовані інструменти, які націлені на автоматизацію та оптимізацію бізнес-процесів у медичному центрі:

• клінічний модуль. Включає електронні медичні картки пацієнтів, історії хвороби, виписки, амбулаторні карти, призначене лікування, результати досліджень і протоколи лікування. Електронний документообіг позбавляє від паперової рутини та економить час;
• управлінський та інформаційний модуль. Включає інструменти для ведення обліку, аналізу та обробки інформації, відображає статистику у вигляді графіків і таблиць. Цей модуль дозволяє керівникам стежити за якістю роботи клініки, аналізувати проблемні місця, затребуваність послуг, формувати звітність;
• економічний модуль. Сюди входять інструменти для ведення фінансової діяльності клініки, обліку ліків і медичних витратних матеріалів, розрахунку вартості медичних послуг та формування цінової політики медичного центру, підрахунку зарплат і премій медичного та адміністративного персоналу.

У медичній інформаційній системі можна об’єднувати дані всіх з усіх філій клініки. Це дозволяє аналізувати навантаження на лікарів, розраховувати час, який в середньому йде на пацієнта, рівномірно розподіляти пацієнтів за установами та кабінетами, уникати черг у клініках. Медична інформаційна система націлена на вирішення глобальної задачі — об’єднати адміністративні, фінансові, клінічні та управлінські процеси в єдину систему управління даними.

З чого почати перехід клініки на МІС

Щоб почати перехід клініки на медичну інформаційну систему, потрібно визначитися, чого потрібно досягти:

• виконати вимоги законодавства і знайти продукти, які працюють з системою eHealth;
• отримати стабільно працюючу і зручну систему управління клінікою;
• працювати з медичною інформаційною системою, маючи якісний супровід від фахівців і технічну підтримку;
• отримати більш універсальну і функціональну систему, чого не було з роботою в попередній МІС.

Визначившись із завданнями, які повинен вирішити перехід на МІС, можна переходити до вибору медичної інформаційної системи для лікарського закладу.

Як вибрати МІС для своєї клініки

Від вибору медичної інформаційної системи залежить подальша робота клініки. На першому етапі потрібно визначитися із завданнями, які повинна вирішувати МІС, наприклад, автоматизувати певні бізнес-процеси, підвищити рівень обслуговування та лікування пацієнтів, організувати документообіг і полегшити роботу персоналу, допомогти керівнику скласти план стратегії розвитку медичного центру.

На першому етапі вибору МІС для своєї клініки рекомендується зібрати представників різних підрозділів медичного закладу, наприклад, завідувачів відділеннями, лікарів, головну медсестру, керівників бухгалтерського відділу та контакт-центру.

Разом зі співробітниками потрібно проаналізувати діяльність клініки, скласти потреби та слабкі місця, наприклад, у медичному центрі великий обсяг паперової роботи, через що лікарям і медичному персоналу недостатньо часу на лікувальну діяльність. Керівнику клініки необхідно вислухати представників відділень, дізнатися, що б вони хотіли поліпшити та модернізувати, що знижує якість роботи.

Другий етап — ознайомлення з медичними інформаційними системами. На ринку багато компаній, що надають продукти для автоматизації бізнес-процесів у клініці. Вивчіть кожен продукт, проаналізуйте його переваги та недоліки, зіставте можливості медичної інформаційної системи до вимог медичного центру, розпитайте в колег, які вже стикалися з вибором МІС. Можливо, у вашому місті проходять інформаційні виставки, де розробники пропонують МІС, або організовують вебінари, де знайомлять з інформаційними системами.

На третьому етапі потрібно відібрати декілька найбільш оптимальних медичних інформаційних систем і зв’язатися з їх розробниками або представниками. Ви можете відправити запит листом або зателефонувати безпосередньо в офіс, щоб запросити інформацію про роботу МІС, її функціональні можливості та переваги перед іншими продуктами. Відправляючи запит, відразу вкажіть, що ви маєте намір впровадити МІС у роботу медичного центру і опишіть запити, які повинна виконувати інформаційна система.

Отримавши відповідь представництва або розробників медичної інформаційної системи, вже можна відсіяти продукти, які не відповідають вимогам клініки. Четвертий етап вибору МІС для медичного центру — запросити демонстрацію вподобаних продуктів. Переглянути демонстрацію можна як онлайн, так і очно. У процесі ставте питання розробникам, уточнюйте принципи роботи та наявність модулів, спробуйте самі в тестовому режимі попрацювати в МІС, внести якісь дані. Дізнайтеся, чи може МІС інтегруватися з іншими інструментами, наприклад, з CRM або 1C.

П’ятий етап вибору МІС для своєї клініки -0 безпосередньо вибір медичної інформаційної системи. Ви вже познайомилися з різними продуктами та оцінили функціонал. Порівняйте вартість різних МІС, наявність гарантій, уточніть, чи надають розробники МІС технічну підтримку і якщо надають, то протягом якого періоду після придбання інформаційної системи.

Як інтегрувати МІС у функціонуючу клініку

МІС можна інтегрувати у функціонуючу клініку згідно з наступним планом:

1. Визначення завдань і цілей автоматизації клініки. На першому етапі потрібно: описати поточний стан медичного закладу, тобто як він працює, які підрозділи має, які обов’язки співробітників. Далі — розписати наявність матеріальних і нематеріальних ресурсів, які є в лікувальному закладі. Керівнику необхідно визначити характеристики і процеси в клініці, які потрібно посилити та оптимізувати. Рекомендується призначити групу людей для реалізації проєкту, розподілити обов’язки та поставити задачу.
2. Вибір оптимальної МІС. Завдання другого етапу — сформувати бюджет для автоматизації бізнес-процесів, скласти порівняльну таблицю різних медичних інформаційних систем, вибрати формат МІС (хмарну або коробочну), визначитися з форматом налаштування системи, тобто, чи потрібно залучати фахівців для інтеграції і впровадження МІС, чи можна налаштовувати медичну інформаційну систему своїми силами.
3. Підготовка інфраструктури. На третьому етапі, незалежно від того, хмарна це чи коробочна система, потрібно підготувати медичний центр до інтеграції МІС: провести та налаштувати інтернет і сервери, оснастити комп’ютерами або планшетами.
4. Процес інтеграції та тестування. На четвертому етапі впровадження інформаційної системи в клініку, розробники інтегрують МІС у медичний центр, адаптують систему під індивідуальні запити та вимоги клініки, тестують систему, перевіряють наявність помилок.
5. Інтеграція МІС у філії клініки. Коли тестування системи пройшло успішно, фахівці за тим же принципом впроваджують МІС у філії та підрозділи клініки.
6. Навчання персоналу. Представники МІС проводять індивідуальні та групові тренінги для навчання роботі з медичною інформаційною системою.
7. Остаточна перевірка і запуск системи. Персонал клініки починає роботу з медичною інформаційною системою, використовуючи реальні дані клініки та пацієнтів.

Вищеописана схема — усереднена для кожного медичного закладу. Це ядро ​​плану, яке можна змінювати залежно від вимог клініки, підготовленості персоналу, наявності технічної інфраструктури в медичному центрі.

Як підключити до МІС сторонні системи та обладнання

До медичної інформаційної системи можна підключити інші системи та обладнання:

• інтеграція з лабораторіями. Дозволяє в електронному вигляді надсилати запити в лабораторії і отримувати результати досліджень;
• інтеграція з CRM. У медичній інформаційній системі з підключеною CRM можна регулювати відносини з пацієнтами: приймати та обробляти запити, контролювати якість медичних послуг, інформувати про нові методи лікування і діагностики;
• інтеграція з касовими апаратами, програмами бухгалтерського обліку і модулем оплати послуг на сайті клініки;
• інтеграція з PACS — сховищем медично-діагностичних даних, наприклад, медичних зображень і відео.

Щоб підключити до МІС сторонні системи та обладнання, зробіть запит розробнику медичної інформаційної системи. Він повинен прикріпити до клініки фахівця, який займається інтеграцією зовнішніх пристроїв і сторонніх систем.

Як організувати навчання співробітників клініки роботі в МІС

Щоб навчити співробітників клініки роботі в МІС, для початку потрібно провести вступну лекцію, де необхідно розповісти персоналу про те, що таке медична інформаційна система, для чого вона потрібна, які завдання вирішує та як полегшує роботу співробітникам. Спочатку важливо сформувати у персоналу загальне уявлення про те, що таке МІС. Після вступної лекції потрібно дати час співробітникам на «обробку» інформації та підготовку питань.

Далі, щоб організувати навчання співробітників роботі в МІС, потрібно скласти графік тренінгів та майстер-класів. Це потрібно для того, щоб по-перше, не перевантажувати фахівців, які навчають роботі в інформаційній системі, і по-друге, щоб робота клініки не зупинилася. Графік навчання краще складати разом із представниками або розробниками медичної інформаційної системи, оскільки вони краще за всіх знають, скільки потрібно часу на підготовку матеріалу і освоєння системи. Зараз не обов’язково проводити очні тренінги, навчати персонал можна дистанційно.

Як забезпечити перенесення даних про пацієнтів клініки в МІС

Щоб дозволити передачу даних про пацієнтів у МІС, потрібно, щоб формат медичних карт пацієнтів збігався з форматом карт у новій базі даних, оскільки інформація повинна збігатися. Також успіх перенесення бази даних залежить від того, яка база даних використовувалася раніше. Як правило, у розробників МІС є технічні алгоритми, які переносять інформацію про пацієнтів в МІС без втрат.

З якими складнощами можна зіткнутися під час переходу на МІС

Під час переходу на МІС можна зіткнутися зі складнощами на будь-якому етапі: постановці цілей і завдань, виборі медичної інформаційної системи, інтеграції МІС, підключенні стороннього обладнання і систем. За переходу найчастіше трапляються труднощі з перенесенням бази даних в МІС і інтеграцією інших систем у МІС. Також можуть виникнути проблеми на стадії навчання персоналу. З боку багатьох співробітників, особливо тих, хто перебуває в літньому віці, можна зустріти опір і небажання навчатися новому.

Перехід клініки на МІС — складний і кропіткий процес: потрібно вибрати відповідну інформаційну систему, підготувати технічну інфраструктуру, запровадити МІС у клініку, навчити персонал і стежити за тим, щоб система працювала справно. Але з часом ця праця компенсується перевагами використання МІС: зменшиться кількість паперової роботи, покращиться якість обслуговування пацієнтів і взаємодія між відділеннями. Медична інформаційна система вирішить головне завдання — спростить управління клінікою і поліпшить показники її роботи.