Сложности перехода клиники на МИС

Программа eHealth в рамках медицинской реформы предполагает, что лечебные учреждения должны внедрить в работу медицинскую информационную систему (МИС) – систему, которая автоматизирует административные, клинические, финансовые и управленческие процессы.

Необходимость интеграции с МИС поставила многих владельцев клиник в тупик, поскольку ранее они не сталкивались с информационными системами. Что такое МИС, какие задачи она решает и с какими сложностями можно столкнуться при переходе на МИС – рассказываем в этой статье.

Какие задачи решают медицинские информационные системы

Задача медицинской информационной системы – упростить работу внутри клиники. Для этого в МИС есть модули – встроенные инструменты, которые нацелены на автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов в медицинском центре:

• клинический модуль. Включает электронные медицинские карты пациентов, истории болезни, выписки, амбулаторные карты, назначенное лечение, результаты исследований и протоколы лечения. Электронный документооборот избавляет от бумажной рутины и экономит время;
• управленческий и информационный модуль. Включает инструменты для ведения учета, анализа и обработки информации, отображает статистику в виде графиков и таблиц. Этот модуль позволяет руководителям следить за качеством работы клиники, анализировать проблемные места, востребованность услуг, формировать отчетность;
• экономический модуль. Сюда входят инструменты для ведения финансовой деятельности клиники, учета лекарств и медицинских расходников, расчета стоимости медицинских услуг и формирования ценовой политики медицинского центра, подсчета зарплат и премий медицинского и административного персонала.

В медицинской информационной системе можно объединять данные всех со всех филиалов клиники. Это позволяет анализировать нагрузку на врачей, рассчитывать время, которое в среднем уходит на пациента, равномерно распределять пациентов по учреждениям и кабинетам, избегать очередей в клиниках. Медицинская информационная система нацелена на решение глобальной задачи – объединить административные, финансовые, клинические и управленческие процессы в единую систему управления данными.

С чего начать переход клиники на МИС

Чтобы начать переход клиники на медицинскую информационную систему, нужно определиться, чего нужно достигнуть:

• выполнить требования законодательства и найти продукты, которые работают с системой eHealth;
• получить стабильно работающую и удобную систему управления клиникой;
• работать с медицинской информационной системой, имея качественное сопровождение от специалистов и техническую поддержку;
• получить более универсальную и функциональную систему, чего не было с работой в предыдущей МИС.

Определившись с задачами, которые должен решить переход на МИС, можно переходить к выбору медицинской информационной системы для лечебного учреждения.

Как выбрать МИС для своей клиники

От выбора медицинской информационной системы зависит дальнейшая работа клиники. На первом этапе нужно определиться с задачами, которые должна решать МИС, например, автоматизировать определенные бизнес-процессы, повысить уровень обслуживания и лечения пациентов, организовать документооборот и облегчить работу персоналу, помочь руководителю составить план стратегии развития медицинского центра.

На первом этапе выбора МИС для своей клиники рекомендуется собрать представителей разных подразделений медицинского учреждения, например, заведующих отделениями, врачей, главную медсестру, руководителей бухгалтерского отдела и контакт-центра.

Вместе с сотрудниками нужно проанализировать деятельность клиники, составить потребности и слабые места, например, в медицинском центре большой объем бумажной работы, из-за чего врачам и медицинскому персоналу недостаточно времени на лечебную деятельность. Руководителю клиники необходимо выслушать представителей отделений, узнать, что бы они хотели улучшить и модернизировать, что снижает качество работы.

Второй этап – ознакомление с медицинскими информационными системами. На рынке много компаний, предоставляющих продукты для автоматизации бизнес-процессов в клинике. Изучите каждый продукт, проанализируйте его преимущества и недостатки, сопоставьте возможности медицинской информационной системы с требованиями медицинского центра, расспросите у коллег, которые уже сталкивались с выбором МИС. Возможно, в вашем городе проходят информационные выставки, где разработчики предлагают МИС, или организовывают вебинары, где знакомят с информационными системами.

На третьем этапе нужно отобрать несколько наиболее подходящих медицинских информационных систем и связаться с их разработчиками или представителями. Вы можете отправить запрос письмом или позвонить напрямую в офис, чтобы запросить информацию о работе МИС, ее функциональных возможностях и преимуществах перед другими продуктами. Отправляя запрос, сразу укажите, что вы намерены внедрить МИС в работу медицинского центра и опишите запросы, которые должна выполнять информационная система.

Получив ответ представительства или разработчиков медицинской информационной системы, уже можно отсеять неподходящие продукты, которые не отвечают требованиям клиники. Четвертый этап выбора МИС для медицинского центра – запросить демонстрацию понравившихся продуктов. Просмотреть демонстрацию можно как онлайн, так и очно. По ходу задавайте вопросы разработчикам, уточняйте принципы работы и наличие модулей, попробуйте сами в тестовом режиме поработать в МИС, внести какие-то данные. Узнайте, может ли МИС интегрироваться с другими инструментами, например, с CRM или 1C.

Пятый этап выбора МИС для своей клиники – непосредственно выбор медицинской информационной системы. Вы уже познакомились с разными продуктами и оценили функционал. Сравните стоимость разных МИС, наличие гарантий, уточните, предоставляют ли разработчики МИС техническую поддержку и если предоставляют, то в течение какого периода после приобретения информационной системы.

Как интегрировать МИС в функционирующую клинику

МИС можно интегрировать в функционирующую клинику согласно следующему плану:

1. Определение задач и целей автоматизации клиники. На первом этапе нужно: описать текущее состояние медицинского учреждения, то есть, как оно работает, какие подразделения имеет, какие обязанности сотрудников. Далее – расписать наличие материальных и нематериальных ресурсов, которые есть в лечебном учреждении. Руководителю необходимо определить характеристики и процессы в клинике, которые нужно усилить и оптимизировать. Рекомендуется назначить группу людей для реализации проекта, распределить обязанности и поставить задачу.
2. Выбор подходящей МИС. Задачи второго этапа – сформировать бюджет для автоматизации бизнес-процессов, составить сравнительную таблицу разных медицинских информационных систем, выбрать формат МИС (облачную или коробочную), определиться с форматом настройки системы, то есть, нужно ли привлекать специалистов для интеграции и внедрения МИС, или настраивать медицинскую информационную систему своими силами.
3. Подготовка инфраструктуры. На третьем этапе, независимо от того, облачная ли это или коробочная система, нужно подготовить медицинский центр к интеграции МИС: провести и настроить интернет и серверы, оснастить компьютерами или планшетами.
4. Процесс интеграции и тестирования. На четвертом этапе внедрения информационной системы в клинику, разработчики интегрируют МИС в медицинский центр, адаптируют систему под индивидуальные запросы и требования клиники, тестируют систему, проверяют наличие ошибок.
5. Интеграция МИС в филиалы клиники. Когда тестирование системы прошло успешно, специалисты по тому же принципу внедряют МИС в филиалы и подразделы клиники.
6. Обучение персонала. Представители МИС проводят индивидуальные и групповые тренинги для обучения работе с медицинской информационной системой.
7. Окончательная проверка и запуск системы. Персонал клиники начинает работу с медицинской информационной системой, используя реальные данные клиники и пациентов.

Вышеописанная схема – усредненная для каждого медицинского учреждения. Это ядро плана, которое можно менять в зависимости от требований клиники, подготовленности персонала, наличия технической инфраструктуры в медицинском центре.

Как подключить к МИС сторонние системы и оборудование

К медицинской информационной системе можно подключить другие системы и оборудование:

• интеграция с лабораториями. Позволяет в электронном виде отправлять запросы в лаборатории и получать результаты исследований;
• интеграция с CRM. В медицинской информационной системе с подключенной CRM можно регулировать взаимоотношения с пациентами: принимать и обрабатывать запросы, контролировать качество медицинских услуг, информировать о новых методах лечения и метода диагностики;
• интеграция с кассовыми аппаратами, программами бухгалтерского учета и модулем оплаты услуг на сайте клиники;
• интеграция с PACS – хранилищем медицинско-диагностических данных, например, медицинских изображений и видео.

Чтобы подключить к МИС сторонние системы и оборудование, сделайте запрос разработчику медицинской информационной системы. Он должен прикрепить к клинике специалиста, который занимается интеграцией внешних устройств и сторонних систем.

Как организовать обучение сотрудников клиники работе в МИС

Чтобы обучить сотрудников клиники работе в МИС, для начала нужно провести вводную лекцию, где необходимо рассказать персоналу о том, что такое медицинская информационная система, для чего она нужна, какие задачи решает и как облегчает работу сотрудникам. Сначала важно сформировать у персонала общее представление о том, что такое МИС. После вводной лекции нужно дать время сотрудникам на “обработку” информации и подготовку вопросов.

Далее, чтобы организовать обучение сотрудников работе в МИС, нужно составить график тренингов и мастер-классов. Это нужно для того, чтобы, во-первых, не перегружать специалистов, которые обучают работе в информационной системе, и во-вторых, чтобы работа клиники не остановилась. График обучения лучше составлять вместе с представителями или разработчиками медицинской информационной системы, поскольку они лучше всех знают, сколько нужно времени на подготовку материала и освоение системы. Сейчас не обязательно проводить очные тренинги, обучать персонал можно дистанционно.

Как обеспечить перенос данных о пациентах клиники в МИС

Для обеспечения переноса данных о пациентах в МИС нужно, чтобы формат медицинских карт пациентов совпадал с форматом карт в новой базе данных, поскольку, информация должна совпадать. Также успех переноса базы данных зависит от того, какая база данных использовалась раньше. Как правило, у разработчиков МИС есть технические алгоритмы, которые переносят информацию о пациентах в МИС без потерь.

С какими сложностями можно столкнуться при переходе на МИС

При переходе на МИС можно столкнуться со сложностями на любом этапе: постановке целей и задач, выборе медицинской информационной системе, интеграции МИС, подключении стороннего оборудования и систем. При переходе чаще всего встречаются трудности с переносом базы данных в МИС и интеграцией других систем в МИС. Также можно столкнуться с проблемами на стадии обучения персонала. Со стороны многих сотрудников, особенно тех, кто находится в пожилом возрасте, можно встретить сопротивление и нежелание обучаться новому.

Переход клиники на МИС – сложный и кропотливый процесс: нужно выбрать подходящую информационную систему, подготовить техническую инфраструктуру, внедрить МИС в клинику, обучить персонал и следить за тем, чтобы система работала исправно. Но со временем этот труд компенсируется преимуществами использования МИС: уменьшится количество бумажной работы, улучшится качество обслуживания пациентов и взаимодействие между отделениями. Медицинская информационная система решит главную задачу – упростит управление клиникой и улучшит показатели ее работы.