Що таке МІС і чим вона допоможе вашій клініці

Медична інформаційна система (МІС) — це система автоматизації ключових бізнес-процесів у медичній установі. МІС — важливий інструмент для управління клінікою: система дозволяє налагодити обіг електронної документації, вибудувати роботу з пацієнтами, контролювати роботу персоналу, стежити за фінансовими процесами та обліком адміністративних ресурсів. Для приватної клініки МІС вирішує безліч організаційних питань і спрощує роботу:

• створює єдину конфіденційну електронну базу даних, де знаходиться інформація про історію хвороби пацієнта, призначене лікування, результати досліджень. Централізація даних передбачає, що дані, які вніс співробітник, доступні для перегляду з будь-якої точки входу в систему МІС. Також це позбавляє паперового документообігу — пошук інформації відбувається набагато швидше, оскільки немає потреби перебирати безліч паперових архівів;
• підвищує якість обслуговування пацієнтів. З медичною інформаційною системою час на заповнення паперових документів зменшується, отже, знижується вплив людського фактора, наприклад, пацієнт або медичний персонал може просто втратити результат дослідження або лікарське призначення в паперовому вигляді. Натомість у МІС ця інформація вноситься в загальну базу даних, де вона не загубиться;
• узгоджує роботу медичних працівників і підрозділів. За допомогою МІС у медцентрі організовується реєстратура в режимі онлайн. Можна контролювати базу пацієнтів, направляти їх у філії з урахуванням графіка роботи медичного персоналу, уникати черг і завантаженості клініки. Це дозволяє оцінювати ефективність роботи клініки та оптимізувати робочий процес;
• спрощує фінансовий облік, оскільки система передбачає можливість ведення економічної діяльності та полегшує складання прайсу на послуги.

Впровадження медичної інформаційної системи впорядковує і збирає практично всі дані про роботу клініки:

• організаційні та аналітичні. У складі МІС є модулі, що дозволяють стежити за управлінською діяльністю, наприклад, розподіляти завдання для персоналу, створювати індивідуальні звіти, аналізувати затребуваність послуг та їх якість, розподіляти матеріальні ресурси. Ці дані допомагають керівникам знайти недоліки в наданні послуг і скласти стратегії розвитку клініки. Статистику можна отримати у вигляді таблиць і графіків;
• медичні. Тут знаходяться історії хвороби пацієнтів, амбулаторні карти, лікарняні листи, результати аналізів, призначення лікарів;
• економічні. У МІС можна вести облік лікарських засобів і медичних витратних матеріалів, аналізувати доходи та витрати клініки, складати ціни на медичні послуги, вести облік заробітної плати та премій медичного персоналу.

Вся інформація в МІС синхронізується з філіями та підрозділами медичного центру. Дані можна інтегрувати з іншими програмами управління бізнесом, також можна обмінюватися інформацією з іншими закладами охорони здоров’я.

Чим відрізняється МІС від інших CRM

МІС відрізняється від CRM для медичних клінік тим, що завдання медичної інформаційної системи — контролювати та організовувати внутрішні процеси клініки: роботу адміністративного та медичного персоналу, організаційні завдання, аналітичні та економічні дані. МІС створена для того, щоб спростити управління клінікою.

CRM має інші завдання. CRM система призначена для того, щоб збільшувати продажі послуг клініки. Для цього CRM збирає інформацію про клієнтів, оцінює ефективність медичних послуг, аналізує канали просування. Основна різниця між МІС і CRM у тому, що МІС вирішує управлінські завдання, а CRM — маркетингові.

Що стосується системи Medcenter+, МІС має ширше значення і призначення та вирішує як управлінські завдання, так і завдання маркетингу, відстежуючи весь шлях клієнта.

Як працює МІС

Медична інформаційна система — це система, куди вносять інформацію про внутрішні процеси клініки. Вона зберігає і обробляє вхідні дані та видає статистичні звіти. Медичні інформаційні системи в Україні зазвичай поділяються на дві категорії: системи для обігу документації та системи для контролю процесів.

Система для обігу документів призначена для зменшення паперової документації, зниження кількості помилок під час введення інформації, типізації та шаблонності документів. Система для контролю внутрішніх процесів потрібна для оптимізації роботи медичного персоналу, підвищення якості медичних послуг та регулювання використання ресурсів медичного центру.

МІС буває декількох видів:

• Radiology Information system — дозволяє клініці збирати та зберігати зображення медичних досліджень. Найчастіше цей вид МІС поєднується з PACS (Picture Archiving and Communication system), яка призначена для збору і зберігання інформації про пацієнтів;
• Laboratory Information Management Systems — лабораторна інформаційна система. Ця МІС призначена для автоматизації роботи медичних лабораторій;
• Electronic Medical Records — призначена для збору і аналізу медичних записів, наприклад, історії хвороби, медичної статистики або амбулаторних карт;
• Enterprise Resource Planning — цей вид МІС необхідний для ведення фінансових і економічних компонентів у клініці.

З погляду зберігання даних медична інформаційна система працює в двох режимах:

• хмарному — робота в МІС проводиться через інтернет-браузер. Для роботи в хмарному режимі необхідне підключення до інтернету;
• серверному — на комп’ютер встановлюється програма. Можна працювати без інтернету, але комп’ютер повинен бути підключений до сервера медичного центру.

З медичною інформаційною системою можуть працювати лікарі, адміністратори, бухгалтери та інший компетентний персонал. Для кожного фахівця є свій модуль, наприклад, для лікаря є «Кабінет лікаря», для бухгалтера — «Звітність» і «Каса». Зазвичай перед введенням медичної інформаційної системи в роботу організовують тренінги, де розповідають і пояснюють, як працювати в МІС.

Як відбувається інтеграція з МІС

Інтеграція медичної інформаційної системи в медичний центр починається ще на етапі планування. Перший етап — потрібно знайти відповіді на наступні питання: для чого клініці МІС, які завдання вона повинна розв’язати та чи є технічне забезпечення для користування медичною інформаційною системою?

Другий етап інтеграції — вибір медичної інформаційної системи та зустріч з розробниками, які допомагають розробити план впровадження МІС у клініку. Як правило, представники МІС прикріплюють до медичного центру фахівця, який відповідає за інтеграцію медичної інформаційної системи та навчання медичного персоналу.

Третій етап впровадження МІС у клініку — підготовка технічної інфраструктури для користування програмним забезпеченням. Спеціаліст допомагає в забезпеченні серверами, програмами та мережами і відповідає за те, щоб медична інформаційна система працювала справно.

Четвертий етап інтеграції — тестування медичної інформаційної системи. Перевіряють роботу і можливі помилки в МІС, оцінюють готовність системи до користування.

П’ятий етап впровадження МІС у медичний заклад — навчання персоналу користуванню системою. Тут необхідно ретельно спланувати графік навчання, роз’яснити співробітникам важливість користування медичною інформаційною системою, виділити час на тренінги без шкоди для лікувальної діяльності.

На шостому етапі інтеграції МІС роблять перший старт системи, у тестовому режимі імітують роботу системи, але не зі справжніми пацієнтами. Наприклад, деякі співробітники можуть зіграти роль хворого, якому потрібно потрапити на прийом до лікаря. Як правило, на цьому етапі виявляють деякі помилки в роботі та організації МІС. Такі проблеми розв’язує прикріплений до клініки фахівець.

На сьомому етапі інтеграції запускають роботу медичної інформаційної системи в штатному режимі. На цьому етапі ще можуть бути незначні доопрацювання і адаптація до МІС.

Що потрібно, щоб перейти на МІС

Щоб перейти на роботу в медичній інформаційній системі, потрібно:

• оцінити технічну підготовку медичного закладу: чи проведено інтернет, чи є комп’ютери у медичного та адміністративного персоналу, яка пропускна здатність інтернету, чи відповідають комп’ютери технічним вимогам для роботи в медичній інформаційній системі;
• вибрати конкретний різновид інформаційної системи: слід проаналізувати завдання і те, які проблеми має розв’язувати МІС. Виходячи з цього вже можна вибрати відповідну медичну інформаційну систему для потреб клініки;
• знайти постачальників і розробників МІС, укласти з ними контракт, провести тренінги для медичного персоналу і навчити його користуватися системою.

За допомогою медичної інформаційної системи стає простіше налагодити управлінські, медичні, економічні та адміністративні процеси в клініці. МІС полегшує роботу керівникам, лікарям, бухгалтерам і адміністративному персоналу. Забезпечити лікарняний заклад медичною інформаційною системою означає поліпшити якість обслуговування і лікування пацієнтів, мінімізувати кількість паперової документації та автоматизувати багато організаційних і фінансових процесів.